Regolamento uso Sala Conferenze

Il CIS Srl, compatibilmente con le proprie esigenze, mette a disposizione la Sala Conferenze, ubicata al 2° piano dell’immobile in cui esso ha sede in Via Fornace n. 25 a Moie di Maiolati Spontini (Ancona).

La sala può essere concessa a terzi (di seguito denominati anche Concessionari e/o utilizzatori) compatibilmente con gli impegni e le necessità proprie di CIS srl, per riunioni, congressi, conferenze e incontri, nonché per la tenuta di corsi professionali e di aggiornamento, esposizioni e manifestazioni di vario genere, anche artistico o letterario: tale elencazione è a puro titolo esemplificativo.

L’uso della sala è in ogni caso escluso:

• per attività contrarie a norme di legge;
• qualora si ritenga, a insindacabile giudizio di CIS srl, che dalle finalità delle iniziative derivi un conflitto di interesse o un possibile pregiudizio o danno all’immagine dell’azienda e delle proprie iniziative;
• qualora siano verificati problemi tecnico-organizzativi interni;
• per attività commerciali;
• per attività politica di qualsiasi natura.

L’uso della sala conferenze in oggetto per riunioni, convegni, seminari e incontri in generale promossi da CIS srl, dagli Enti Locali soci o altri organismi collegati, aventi natura istituzionale e/o finalità connesse all’attività aziendale non sono soggetti al presente regolamento.

Art. 1 – Utilizzo sala conferenze

Le richieste d’uso della sala, redatte su apposito modulo e sottoscritte anche per accettazione del presente regolamento, devono essere presentate a CIS srl con un congruo anticipo e comunque almeno 15 giorni prima dalla data della manifestazione.

Nell’accoglimento delle richieste, sarà tenuto conto dell’ordine temporale delle prenotazioni. Gli spazi concessi devono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento della riunione di cui si fa richiesta, e della quale devono essere specificati l’oggetto e le finalità.

Eventuali richieste di concessione per periodi continuativi, o per specifiche finalità, potranno essere accolte con deliberazione del Consiglio di Amministrazione, che ne fisserà anche le condizioni economiche.

Art. 2 – Condizioni generali

L'accesso alla sala è regolato in funzione dell'esigenza di salvaguardare il patrimonio che CIS srl mette a disposizione dei concessionari e dell'osservanza della normativa in materia di Pubblica Sicurezza e di sicurezza degli impianti e delle attrezzature.

La sala di cui è richiesta l'utilizzazione dovrà essere destinata esclusivamente ad ospitare iniziative attuate direttamente dal concessionario secondo dettagliata specifica che deve essere esposta nella domanda di concessione.

L'accesso del pubblico alle iniziative deve comunque essere gratuito.

E’ permesso l'accesso alla sala entro i limiti di capienza della stessa, stabiliti in numero di 80 persone.

Il personale del concessionario addetto all’accoglienza è tenuto a far rispettare tale limite. Nei casi di superamento del limite previsto spetta al concessionario disporre affinché la situazione ritorni alla normalità.

Non è consentito:

1. l’affissione di cartelli, striscioni o fondali sui muri o sui rivestimenti della sala o dell’ingresso, salvo che non siano predisposte apposite basi d’appoggio;
2. ingombrare in qualsiasi maniera le uscite di sicurezza;
3. spostare le attrezzature antincendio;
4. spostare e/o occultare la segnaletica indicante le vie d’esodo;
5. fumare;
6. apportare alcuna modifica all’attuale disposizione degli arredi esistenti.

Il richiedente s’impegna a prendere contatti con l’Ufficio CIS preposto per eventuali esigenze organizzative. Nel caso in cui possa esserci la necessità di attrezzature aggiuntive, non ricomprese nella dotazione standard della sala, o di servizi particolari (streaming, riprese video, registrazione, videoconferenza…) il fruitore dovrà provvedere a sue spese all’ausilio di un service specializzato.

L’introduzione nella sala di macchinari, strumenti, addobbi, ecc. deve essere autorizzata da CIS specificatamente.

Al termine del periodo di utilizzo, il Richiedente dovrà riconsegnare la sala, i locali annessi e le attrezzature, perfettamente funzionanti e nello stato d’uso in cui li ha ricevuti. Qualora fosse stato arrecato qualche danno, dovrà darne tempestiva segnalazione a CIS srl. CIS srl è, comunque, esonerato da qualsiasi responsabilità in caso di impedimento dello svolgimento della manifestazione dovuto a cause di forza maggiore quali sciopero del personale, black-out elettrico o guasti tecnici alle apparecchiature, eventi naturali straordinari.

Art. 3 - Durata

La durata di utilizzo è il tempo che intercorre dal momento in cui il locale viene occupato a quando è reso utilizzabile per un successivo impiego; il servizio s’intende prestato con diverse fasce temporali:

• ½ GIORNATA – durata massima di n. 4 ore, normalmente dalle ore 08.30 alle ore 12.30 il mattino e dalle ore 15.00 alle ore 19.00 il pomeriggio, salvo diverse condizioni pre-concordate;
• GIORNATA INTERA – durata massima di n. 8 ore con gli orari di cui al punto precedente salvo diverse condizioni pre-concordate;

Il servizio sarà prestato normalmente per 5 giorni alla settimana dal lunedì al venerdì in concomitanza dell’orario di apertura degli uffici aziendali.

Richieste di uso della sala in orari differenti saranno di volta in volta valutate dal Consiglio di Amministrazione e comunque assoggettate alle tariffe di cui alla tabella A.

Art. 4 - Tariffe

Le tariffe per l’uso della Sala, e dei servizi accessori, sono fissate dal Consiglio di Amministrazione con propria deliberazione.

Le tariffe di cui alla tabella A del tariffario sono comprensive del noleggio della sala e dell’impianto di amplificazione, dei costi di riscaldamento, illuminazione, aria condizionata, pulizie e antincendio.

Il costo dei servizi aggiuntivi a pagamento è riportato nella tabella B del tariffario.

Art. 5 - Pagamento

Il pagamento dell'importo dovuto per l'uso della sala deve essere effettuato in anticipo, tramite bonifico bancario sul c/c intestato a CIS srl indicato sulla lettera di concessione, almeno 3 giorni prima della manifestazione.

Il mancato pagamento di quanto dovuto nei termini indicati è considerato rinuncia alla concessione.

Eventuali disdette di uso devono comunque avvenire in forma scritta almeno 5 giorni prima dell'inizio della manifestazione. Qualora la disdetta pervenga successivamente, il richiedente è tenuto alla corresponsione della penale di cui all’art. 7.

Art. 6 – Autorizzazione all’uso

La concessione verrà comunicata di norma tramite conferma scritta da parte di CIS srl entro 5 giorni dalla richiesta.

Art. 7 – Annullamento della manifestazione

L’annullamento della manifestazione deve essere comunicato in forma scritta almeno 5 giorni prima della data di svolgimento prevista.

In caso di disdetta nei cinque giorni precedenti quello fissato per l'evento, l'interessato è tenuto al versamento di una penale pari al 50% dell'importo fissato per l’utilizzo della sala.

Art. 8 – Richiesta uso foyer

Adiacente la sala conferenze è disponibile il foyer di circa 100 mq. per lo svolgimento di buffet o aperitivi. Questi servizi dovranno essere organizzati direttamente dal richiedente tramite servizi di catering. L’uso di questi spazi ulteriori comporta i costi aggiuntivi indicati in tabella B.

E’ fatto carico all’utilizzatore di provvedere, a fine utilizzo, allo sgombero tempestivo di eventuale attrezzatura utilizzata e ad una prima pulizia dei locali con la raccolta e rimozione di ogni rifiuto prodotto.

Art. 9 – Obblighi del richiedente/concessionario

Il concessionario della sala:

1. s’impegna ad usare la sala e le attrezzature con la massima diligenza, pena il rimborso dei danni per rotture, deterioramenti o altri danneggiamenti, in base alle spese che il CIS Srl, unico autorizzato a provvedervi, dovrà sostenere per la loro riparazione e ripristino;
2. è responsabile e risponde di eventuali danni arrecati alla proprietà di CIS srl , a cose e/o persone, ammanchi e manomissioni verificatisi nel periodo di utilizzo della sala, derivanti da qualsiasi azione dolosa o colposa posta in essere dai presenti, nonché di eventuali rischi non coperti dalle assicurazioni di CIS srl, e dovrà tenere indenne CIS srl da eventuali pretese di terzi al riguardo. CIS srl non risponde di danni a cose o attrezzature di proprietà o comunque fornite dai richiedenti, nonché di furti di prodotti od opere esposte;
3. Esonera CIS srl a qualsiasi responsabilità per incidente, danni, furti, smarrimenti e qualsiasi altro inconveniente che dovesse verificarsi alle persone e cose di loro proprietà, partecipanti agli eventi promossi nella sala concessa, arrecati dall’utilizzatore, dai suoi dipendenti e/o collaboratori a vario titolo, ovvero dal personale di imprese terze di cui esso si avvalga nell’ambito dell’iniziativa per cui la sala viene concessa (esempio: hostess, servizi catering, servizi di addetti alle emergenze, etc…);
4. ottempera agli obblighi inerenti le emergenze e la sicurezza, ex D. Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii., predisponendo misure di vigilanza e sicurezza per l’utilizzo della sala, assicurando la presenza di addetti formati in materia antincendio e per primo soccorso ed organizzando la gestione delle emergenze in modo adeguato all’entità dell’evento. Allo scopo il concessionario dovrà prendere visione del Piano delle Emergenze di Cis srl.
5. ha l’obbligo di ottemperare alle prescrizioni delle leggi e regolamenti vigenti in materia di pubblica sicurezza, manlevando da ogni responsabilità la CIS srl nel caso di inottemperanze. Il richiedente provvederà direttamente e tempestivamente a munirsi delle eventuali autorizzazioni, visti o permessi previsti dalle norme vigenti, esonerando il CIS da ogni responsabilità civile, penale e amministrativa derivante dalla mancanza dei suddetti adempimenti o da uso della sala e relative attrezzature in modo contrario all'ordine pubblico, all'incolumità pubblica o al buon costume.
6. è obbligato a rispettare il limite numerico di presenze consentite nella sala, come indicato nel precedente art. 2, fermo restando che CIS srl declina ogni responsabilità derivante da eventuali inottemperanze in proposito;
7. avrà cura di evitare l’accesso di estranei con misure adeguate;
8. avrà cura, in caso di utilizzazione di apparecchiature elettriche, che le stesse siano conformi a quanto previsto dalla normativa vigente. Eventuali allacciamenti particolari di illuminazione o forza motrice saranno eseguiti esclusivamente da personale qualificato, previa autorizzazione di CIS srl ed a spese dello stesso concessionario;
9. non potrà effettuare attività di vendita di cibi e bevande, nonché di qualsivoglia prodotto, bene o servizio;
10. qualora abbia necessità di organizzare servizi d'ordine e di segreteria, all'interno della struttura, farà ricorso al proprio personale o propri incaricati. L'allestimento della sala, il trasporto e il facchinaggio dei relativi materiali devono essere curati dai concessionari, i cui incaricati possono accedere alla sala durante l'orario di apertura degli uffici prendendo contatti operativi con l’ufficio CIS preposto.
11. provvede a sgombrare la sala, a sua cura, immediatamente dopo la manifestazione, dalle attrezzature, strumenti o altri oggetti introdotti per l'occasione. CIS srl non assume alcuna responsabilità per eventuali smarrimenti o danneggiamenti delle strumentazioni e degli oggetti suddetti.
12. dare comunicazione del nominativo di un proprio referente organizzativo e di un eventuale sostituto, e relativo recapito di reperibilità, che sia presente durante le operazioni di allestimento, evento e disallestimento, per il rispetto delle condizioni di sicurezza sopra indicate.